کارکرد اصلی صندوق در یک بنگاه اقتصادی، مدیریت و کنترل دریافتها و پرداختهای نقدی مربوط به عملیات خرید و فروش است. صندوق به عبارتی ساده وجه نقد موجود در داخل فروشگاه میباشد.
اصولاً در واحدهای تجاری مسئولیت عملیات صندوق به عهدهی یکی از کارکنان قرار میگیرد. فرد مسئول صندوق، صندوقدار نامیده میشود. افرادی که به عنوان صندوقدار در شرکتها فعالیت میکنند هرگونه دریافت یا پرداخت وجه نقد را رسید نموده و رسیدهای مربوطه را در اختیار حسابدار قرار میدهند، حسابدار ثبت مربوط به دریافت و پرداخت را انجام میدهد بدین صورت که به ازای دریافتهای نقدی، حساب صندوق بدهکار و در مقابل پرداختهای نقدی، حساب صندوق بستانکار میشود. وجوه نقد ضمن آن که برای معاملات نقدی بسیار اهمیت دارد و در دسترس بودن آن در اسرع وقت از امتیازات این دارایی محسوب میشود، به همان نسبت نیز میتواند در معرض سوءاستفاده قرار گیرد. بنابراین در مؤسسات تجاری بزرگ با برقراری سیستمهای کنترل داخلی و صدور دستورالعملهای خاص، حساب صندوق را کنترل میکنند.
موجودی صندوق معمولاً در پایان هر روز مورد شمارش قرار میگیرد تا ماندهی واقعی آن مشخص شود. با توجه به گردش زیاد صندوق و دریافتها و پرداختهای صندوق احتمال اشتباه در ارتباط با موجودی صندوق وجود دارد؛ مغایرت ماندهی واقعی صندوق با ماندهی حساب صندوق طبق دفاتر را کسر و اضافی صندوق گویند.
مثال: موجودی صندوق شرکت ایدهآل در پایان روز طبق دفاتر 000ˈ000ˈ5 ریال میباشد. مطلوب است انجام ثبت لازم در هر یک از مفروضات زیر:
الف) پس از شمارش متوجه میشوید موجودی صندوق 000ˈ700ˈ5 ریال است.
حساب صندوق 000ˈ700
حساب کسر و اضافی صندوق 000ˈ700
————–
ب) اگر حساب موجودی صندوق شمارش شود و موجودی صندوق 000ˈ500ˈ4 ریال باشد.
حساب کسر و اضافی صندوق 000ˈ500
حساب صندوق 000ˈ500
————–
نکته: ماندهی بدهكار يا بستانكار حساب كسری و اضافات صندوق ممكن است به بدهكار يا بستانكار حساب صندوقدار (بدهى يا طلب وى) و يا به عنوان هزينه يا درآمد در دفاتر ثبت گردد. همچنین در برخى از مؤسسات، ماهانه مبلغى به عنوان كسر صندوق به صندوقدار پرداخت مىگردد. در اين حالت صندوقدار مسئول جبران كسرى صندوق بوده و ثبتى بابت اضافات صندوق در دفاتر مؤسسه صورت نخواهد گرفت.
مثال: گردش حساب T کسر و اضافی صندوق در مؤسسهی خبرهی شمال به شرح زیر است:
| حساب کسری و اضافی صندوق | |
| 000ˈ100
000ˈ50 000ˈ500 |
000ˈ300
000ˈ250 |
| 000ˈ650 | 000ˈ550 |
| 000ˈ100 | |
مطلوب است انجام ثبت بستن حساب کسر و اضافی صندوق.
هزینههای مالی / حساب صندوقدار 000ˈ100
حساب کسر و اضافی صندوق 000ˈ100
————–
مثال: اگر ماندهی حساب کسر و اضافی صندوق در مؤسسهی خبرهی شمال بستانکار باشد، مطلوب است انجام ثبت بستن حساب کسر و اضافی صندوق.
حساب کسر و اضافی صندوق 000ˈ100
سایر درآمدها / حساب صندوق 000ˈ100
موسسه حسابداری ایده آل تراز ـ آمل
آموزش اصول حسابداری مبحث حسابداری صندوق