در برخی مؤسسات که نیاز به نگه­داری اطلاعات تفضیلی و جزئیات از رویدادهای مالی می­‌باشد و نمی­‌توان این اطلاعات را به آسانی از دفترکل استخراج نمود، از دفاتری که جنبه­‌ی کمکی و فرعی دارند به نام دفتر معین، استفاده می گردد. دفتر معین جز دفاتر قانونی نیست .در دفتر معین برای هر حساب دفتر کل، حساب‌­‍‌‌های جداگانه یا صفحات جداگانه­‌ی متعددی نگه­داری می­‌شود مثلاً در دفتر کل یک حساب برای بدهکاران در نظر گرفته شده و برای اطلاعات بیشتر برای هر مشتری حساب جداگانه در دفتر معین نگه­داری می­‌شود و اطلاعات مربوط به هر مشتری در صفحات جداگانه­‌ای از دفتر معین ثبت می­‌شود. در رایج‌­ترین نوع دفتر معین سه ستون مبلغ وجود دارد.

 

 

تاریخ	شرح	عطف	بدهکار	بستانکار	مانده	تشخیص

 

 

 

مثال: قسمتی از فعالیت‌های مالی مؤسسه‌­ی خدماتی ایده­‌آل در فروردین ماه به شرح زیر است:

1/10 ارائه‌­ی خدمات به فروشگاه آریا به مبلغ 000ˈ300 ریال به طور نسیه

1/12 ارسال صورت­حساب انجام خدمات به مؤسسه­‌ی آراد مبلغ 000ˈ280 ریال

1/15 دریافت قسمتی از بدهی از فروشگاه آریا به مبلغ 000ˈ200 ریال

1/18  ارائه­‌ی صورت حساب انجام خدمات به مؤسسه­‌ی آریو به مبلغ 000ˈ150 ریال

1/22 دریافت قسمتی از بدهی مؤسسه­‌ی آراد به مبلغ 000ˈ100 ریال.

 

مطلوب است:

الف) ثبت فعالیت‌های مالی فوق در دفتر روزنامه­‌ی عمومی.

ب) انتقال اقلام ثبت شده‌­ی مربوط به بدهکاران به دفاتر معین.

دفتر روزنامه                                                                      ص 1

تاریخ	شرح	عطف	بدهکار	بستانکار
1/10	بدهکاران – فروشگاه آریا		000ˈ300
	درآمد خدمات ———-			000ˈ300
1/12	بدهکاران – مؤسسه­‌ی آراد		000ˈ280
	درآمد خدمات ———-			000ˈ280
1/15	موجودی بانک		000ˈ200
	بدهکاران – فروشگاه آریا ———-			000ˈ200
1/18	بدهکاران – مؤسسه­‌ی آریو		000ˈ150
	درآمد خدمات ———-			000ˈ150
1/22	موجودی بانک		000ˈ100
	بدهکاران – فروشگاه آراد ———-			000ˈ100
جمع			000ˈ030ˈ1	000ˈ030ˈ1

 

 

مؤسسه­‌ی آریا                                                           ص 1

تاریخ	شرح	عطف	بدهکار	بستانکار	مانده	تشخیص
1/10 1/15		1 1	000ˈ300	000ˈ200	000ˈ300 000ˈ100	بد بد

 

 

 

مؤسسه‌­ی آراد                                                                 ص 2

 

تاریخ	شرح	عطف	بدهکار	بستانکار	مانده	تشخیص
1/12 1/22		1 1	000ˈ280	000ˈ100	000ˈ280 000ˈ180	بد بد

 

 

 

 

 

مؤسسه­‌ی آریو                                                          ص 3

تاریخ	شرح	عطف	بدهکار	بستانکار	مانده	تشخیص
1/18		1	000ˈ150		000ˈ150	بد

 

موسسه حسابداری ایده آل تراز ـ آمل